Digitalização de processos vai gerar uma economia de R$ 1,5 milhão em 2018

14/08/2018 - 18:42  •  Atualizado 23/08/2018 10:32
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Uma economia anual de aproximadamente R$ 1,5 milhão. Este é um dos resultados estimados do projeto Ufes Digital, implantado na Universidade no dia 2 de janeiro e que, a partir do dia 3 de setembro, alcançará mais uma etapa possibilitando a autuação de processos em formato exclusivamente digital.

Os resultados foram apresentados nesta terça-feira, 14, no Cine Metrópolis, para gestores, servidores técnicos-administrativos e docentes da Ufes, que participaram do lançamento desta nova etapa.

Segundo a pró-reitora de Administração, Teresa Carneiro, só com a redução de material de expediente (papel e tonner de impressora, por exemplo), a economia até o momento foi de cerca de R$ 240 mil.

“Desde a implantação do Ufes Digital, tivemos mais de 24 mil documentos avulsos criados em formato digital, o que gerou uma economia de R$ 10 por documento. Além disso, tivemos a economia com os Correios (antes responsável pela logística dos processos), que foi de R$ 65 mil. Com a implantação desta nova etapa, considerando um custo aproximado de R$ 30 por processo, estimamos uma economia de R$ 1,5 milhão no ano”, contabiliza.

A tramitação de processos por meio digital vem sendo adotada por algumas universidades brasileiras não só com o objetivo de reduzir custos, como também a modernização e a desburocratização dos processos, trazendo benefícios como mais agilidade, transparência e sustentabilidade ambiental. Mas a Ufes está um passo à frente desta iniciativa, sendo uma das universidades pioneiras na adoção de um sistema que integra ações e o fluxo de documentos com os procedimentos administrativos. 

Etapas

Durante o segundo semestre de 2018, a autuação (reunião de documentos para a formação de um processo) em formato exclusivamente digital será optativa, cabendo à Unidade autuadora escolher entre abrir um processo físico, nos moldes atuais, ou um processo digital.

A expectativa do Grupo de Trabalho do Projeto Ufes Digital é que, paulatinamente, a maioria das unidades opte pela autuação nato-digital, uma vez que o documento avulso digital, implementado no início deste ano, já é uma realidade na Instituição e se mostrou muito mais ágil.

Assim como foi realizado na primeira etapa, também serão disponibilizados treinamentos para os servidores conhecerem os procedimentos na prática.

A implantação do Ufes Digital é coordenada pela Pró-Reitoria de Administração (Proad), em parceria com o Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI), com as pró-reitorias de Planejamento (Proplan) e de Gestão de Pessoas (Progep) e com a Coordenação do Sistema de Arquivos (Siarq).

 

Texto: Thereza Marinho
Foto: Jorge Medina