Implantação do projeto Ufes Digital começa no dia 2 de janeiro de 2018

Representantes da Administração Central, gestores, técnicos-administrativos e professores participaram, na manhã dessa segunda-feira, 18, no Cine Metrópolis, da apresentação do projeto Ufes Digital, uma nova proposta de tramitação eletrônica de documentos que visa a acabar, gradativamente, com o uso de papel. Durante o lançamento, foi realizada uma apresentação técnica sobre os novos procedimentos a serem adotados e os presentes puderam dar contribuições ao projeto e tirar dúvidas sobre o seu funcionamento.

As novidades começam no dia 2 de janeiro de 2018, quando será disponibilizado o sistema de Protocolo Web para toda a comunidade universitária. Primeiramente, todos os protocolados – que na legislação vigente são chamados “documentos avulsos” -, serão 100% digitais. A transição dos processos físicos para os processos exclusivamente digitais (natodigitais) ocorrerá gradativamente durante o ano de 2018 e a meta é que, no início de 2019, todos os processos sejam digitais.

Para ajudar no processo de transição, a Ufes promove uma capacitação para o uso do protocolo web na próxima quarta-feira, 20. Serão duas turmas (manhã e tarde) e os interessados podem se inscrever pelo e-mail ariana.fonseca@ufes.br.

Nova cultura

A pró-reitora de Administração Teresa Carneiro ressaltou que, com o Ufes Digital, será necessária a mudança da mentalidade do papel: “Para que o projeto tenha sucesso, precisaremos do apoio dos gestores e dos servidores que atuam diretamente na tramitação de processos e protocolados”, afirmou. O reitor da Ufes, Reinaldo Centoducatte, também frisou: “Precisaremos romper com a cultura que estamos acostumados, para uma perspectiva de futuro melhor, com agilidade e racionalização de processos. Será muito melhor, mais fácil e produtivo”.

Alexander Perelló, da Síntese Consultores, empresa contratada como consultora do projeto Ufes Digital, também falou sobre as principais mudanças previstas. Segundo ele, entre os objetivos estão a modernização e desburocratização dos processos, trazendo benefícios como mais agilidade, transparência, sustentabilidade ambiental e redução de custos com papel, tonners e impressoras.

O projeto Ufes Digital é coordenado pela Pró-Reitoria de Administração (Proad), em parceria com o Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI), com as pró-reitorias de Planejamento (Proplan) e de Gestão de Pessoas (Progep) e com a coordenação do Sistema de Arquivos (Siarq). A pró-reitora Teresa Carneiro ressalta que “o projeto atende ao disposto às legislações específicas, tais como as Portarias MJ/MP 2320/2014, 2321/2014, 1677/2015 e, principalmente, o Decreto Lei 8539/2015”.

O lançamento do projeto contou com a presença do reitor Reinaldo Centoducatte, da vice-reitora Ethel Maciel, de pró-reitores, diretores de Centros e servidores. 

Etapas

As ações voltadas para a implementação plena do projeto para a tramitação eletrônica de documentos serão realizadas em quatro etapas. Veja o cronograma:

1ª etapa: A partir de 02/01/2018, com a adoção dos Documentos Avulsos (antigos Protocolados) com autuação e tramitação exclusivamente eletrônica e utilizando-se da nova Tabela de Temporalidade do Arquivo Nacional, válida tanto para os documentos avulsos como para os processos;

2ª etapa: Ao longo de 2018, com o mapeamento dos processos da Ufes, conforme tais processos estejam mapeados (e otimizados), passarão a ter autuação e tramitação exclusivamente eletrônica;

3ª etapa: A partir de 02/01/2019, com a adoção de todos os processos administrativos com autuação e tramitação exclusivamente eletrônica;

4ª etapa: Ao longo de 2019, com a digitalização dos processos autuados antes de 2019, de forma a permitir que os mesmos passem a tramitar exclusivamente de forma eletrônica.

Texto: Ana Paula Vieira

Foto: Jorge Lellis